Digitalizzazione- il cuore della dematerializzazione
Il processo di Digitalizzazione
La digitalizzazione dei documenti consiste nella conversione di un documento cartaceo in formato elettronico.
Una compiuta digitalizzazione non consiste semplicemente nell'acquisizione dell'immagine digitale del documento, bensì è un processo che va dalla normalizzazione del documento cartaceo alla produzione di un documento correttamente indicizzato perchè possa essere opportunamente ricercato indipendenemente dal supporto di destinazione (interfaccia web, supporto ottico, tipo CD/DVD).
Le fasi del processo
- Normalizzazione Il documento è liberato da ogni possibile impedimento al processo di scansione (spille, graffette, adesivi solo per citare alcuni esempi). Se è costituito da più di un foglio se ne controlla la consistenza numerica e sequenziale.
- Scansione Il documento è sottoposto ad acquisizione ottica al fine di ottenere l'equivalente immagine digitale. Valutiamo attentamente i parametri di risoluzione, profondità di colore ed eventuali impostazioni OCR al fine di ottenere il miglior equilibrio tra leggibilità e fruibilità dell'immagine; ci serviamo di scanner ad alta produttività che consentono di trattare rapidamente volumi di documenti di qualsiasi dimensione e formato.
- Indicizzazione Qui costituiamo l'anagrafica dei dati sensibili del documento che sarà oggetto di ricerca: in documenti correttamente strutturati questa pratica può essere evasa dagli automatismi dei nostri software di riconoscimento. Ove questo non sia possibile (come ad esempio nei manoscritti) i nostri operatori provvedono a puntuale ed attenta rilevazione individuale.
- Distribuzione Coniughiano i dati sensibili, correttamente tipizzati, alle immagini digitali dei documenti. Realizziamo distribuzioni software personalizzate e concordate con la committenza, dalle più elementari come la masterizzazioni su supporto ottico di files indicizzati, alle più sofisticate, come l'inserimento nella nostra piattaforma di gesione web-based.
I vantaggi della digitalizzazione
La digitalizzazione di un archivio presenta numerosi vantaggi:
- ottimizzazione delle attività di ricerca e di archiviazione dei documenti
- riduzione nei consumi della carta
- risparmio sui costi di stampa, imbustamento, spedizione e archiviazione
- trasmissione veloce dei documenti, in maniera sicura e riservata
- La possibilità di lavorare in team su uno stesso documento